Le parc informatique d’une entreprise se renouvelle par vagues. Ordinateurs portables tous les quatre ou cinq ans, téléphones tous les trois ans, écrans et périphériques au fil des pannes. Chaque vague produit un stock de matériel qui fonctionne encore et dont personne ne sait quoi faire.
La question mérite d’être traitée en amont plutôt qu’au moment où les cartons s’empilent, pour trois raisons.
La première est que la valeur du matériel décroît vite. Un ordinateur portable de trois ans a une valeur de revente réelle. Le même, deux ans plus tard dans un placard, n’en a plus. Chaque mois d’attente coûte de l’argent.
La deuxième est que le risque sur les données augmente avec le temps. Un stock de machines non effacées dans un local accessible représente une exposition que les responsables de la sécurité ne voient souvent pas, parce que ces machines sont considérées comme hors service alors qu’elles contiennent encore tout.
La troisième est réglementaire. Les équipements électriques et électroniques professionnels relèvent d’une filière de responsabilité élargie du producteur. L’entreprise détentrice doit pouvoir justifier d’une élimination conforme. Un don documenté à une structure identifiée satisfait cette exigence ; un dépôt en déchetterie sans traçabilité ne la satisfait pas toujours.
Trois destinations sont possibles, et elles se cumulent très bien.
Le reconditionnement commercial concerne les machines récentes et en bon état. Elles partent chez des reconditionneurs qui les remettent en état et les revendent. L’entreprise récupère une partie de la valeur.
Le don à des structures solidaires concerne les machines fonctionnelles mais de valeur marchande faible. Elles servent à équiper des associations, des écoles, des familles en situation de précarité numérique. C’est souvent le plus gros volume d’un parc.
Le recyclage matière concerne ce qui ne fonctionne plus. Les composants sont séparés et les métaux récupérés.
L’erreur courante consiste à tout envoyer dans la troisième catégorie par facilité, alors que la majorité du matériel relève de la première ou de la deuxième.
Sur le plan pratique, quelques points facilitent beaucoup l’opération.
Inventorier avant de démonter, avec les numéros de série, les configurations et l’état. Sans cet inventaire, aucun repreneur ne peut faire d’offre sérieuse et l’entreprise perd en négociation.
Retirer les étiquettes d’inventaire et les marquages internes, qui gênent la revente et peuvent exposer des informations d’organisation.
Grouper la collecte. Un enlèvement unique de trente machines intéresse un prestataire ; trois machines tous les deux mois n’intéressent personne.
Exiger une attestation d’effacement par appareil, avec la méthode employée. C’est le document qui protège l’entreprise.
Pour les structures qui veulent combiner conformité et utilité sociale, le don de smartphones en entreprise vers une association reconnue permet de traiter l’ensemble du cycle, de la collecte à l’attestation, tout en finançant une cause plutôt qu’une marge.